Solutions
Comment déclarer l'arrivée d'un salarié une seule fois ?
On saisit l'arrivée dans un seul outil, souvent le logiciel RH ou la paie, et elle se propage dans les autres. Paie, mutuelle, titres-restaurant, comptes informatiques et matériel suivent. La personne qui recrute garde une liste claire de ce qui reste à faire.
Par Mehdi Berkouk Mis à jour le
La situation
Un salarié arrive lundi. Le gestionnaire de paie le crée dans PayFit ou Silae. Quelqu'un le déclare à la mutuelle, un autre l'ajoute dans Swile pour les titres-restaurant, un troisième lui crée son compte Google ou Microsoft. Le planning, le pointage Kelio, l'organigramme. Cinq outils, cinq saisies, et au moins un oubli par trimestre. Le salarié n'a pas de badge, ou ses titres-restaurant arrivent le mois suivant.
Dans une entreprise qui grandit vite, le problème se multiplie. Le chiffre d'affaires a doublé, on recrute en chaîne, et les façons de faire informelles cassent. Celle qui savait tout faire n'a plus le temps. Le départ d'un salarié pose le même problème à l'envers : des accès qui restent ouverts, un abonnement qui continue.
Un exemple vécu dans beaucoup de PME. Une nouvelle commerciale arrive un lundi. Son contrat est signé, sa paie est prête. Mais son adresse mail n'existe pas encore, son téléphone n'est pas commandé, et personne ne lui a ouvert l'accès au CRM. Elle passe sa première matinée à attendre. Le mois suivant, la mutuelle relance pour une affiliation incomplète, et ses titres-restaurant du premier mois manquent.
Ce n'est la faute de personne. Chaque service fait sa part, mais aucun ne voit la liste entière. La responsable RH tient un tableau, le service informatique reçoit des mails, le gestionnaire de paie attend les variables. Quand l'entreprise recrute dix personnes dans le trimestre, ce bricolage coûte cher en temps, en oublis et en image auprès des nouveaux venus.
Ce qu’il faut savoir
La déclaration préalable à l'embauche se fait auprès de l'URSSAF avant la prise de poste, au plus tôt huit jours avant la date d'embauche. Elle concerne tous les contrats, CDI, CDD et apprentissage compris.
urssaf.fr, 2026
Une entreprise qui a envoyé plus de 50 déclarations préalables à l'embauche dans l'année civile précédente doit obligatoirement les faire en ligne.
urssaf.fr, 2026
L'employeur du secteur privé doit proposer une complémentaire santé collective à ses salariés et la financer au moins à 50 %.
urssaf.fr, 2026
Comment faire, étape par étape
Écrire la liste des démarches
Contrat, DPAE, paie, mutuelle, titres-restaurant, matériel, comptes, accueil. Notez qui fait quoi et quand.
Choisir l'outil de départ
Le logiciel RH ou la paie devient la source de vérité pour l'identité et le contrat du salarié.
Fixer les informations minimales
Nom, date d'arrivée, poste, service, type de contrat, responsable. Rien de plus pour démarrer.
Relier les outils qui suivent
Mutuelle, titres-restaurant, pointage, messagerie : chacun reçoit ce dont il a besoin, et seulement ça.
Prévoir les tâches humaines
L'accueil, la remise du matériel, la visite des locaux restent des gestes à faire. Ils doivent apparaître dans la liste.
Faire la même chose pour les départs
Accès fermés, abonnements arrêtés, matériel récupéré : le départ suit le même chemin à l'envers.
Faire un point à la fin de la première semaine
Vérifiez avec le salarié que tout fonctionne : accès, matériel, paie, mutuelle. Ce qui manque devient une règle pour la prochaine arrivée.
Ce que fait iakkaa
Les connecteurs PayFit, Silae, Lucca, Factorial, Eurécia ou Kelio côté RH se relient à Swile, Google Workspace, Microsoft 365 et Slack. Quand le salarié est créé dans l'outil de référence, les automatisations le propagent dans les autres, avec les bons droits. Le connecteur DocuSign ou Yousign peut porter la signature du contrat.
L'agent iakkaa prépare la liste des démarches de chaque arrivée, rappelle la DPAE avant la date d'embauche, relance la personne qui n'a pas fait sa part et signale ce qui manque la veille du premier jour. Le choix de la mutuelle, le contrat lui-même et l'accueil du salarié restent entre les mains de l'équipe.
La même logique sert chaque mois. Une fois le salarié relié dans tous les outils, ses absences, ses heures et ses frais peuvent remonter vers la paie sans ressaisie. Lucca ou Kelio alimentent Silae ou PayFit, et le gestionnaire de paie reçoit des éléments variables propres à la date prévue. La page sur les variables de paie détaille ce cas.
Pour un dirigeant en croissance, c'est aussi une façon de structurer sans alourdir. La liste des démarches devient la mémoire de l'entreprise. Elle ne dépend plus de la personne qui savait tout faire, et chaque nouvelle recrue arrive dans les mêmes conditions. L'accueil humain reste la partie la plus importante. Il a enfin le temps qu'il mérite.
Ce qui reste à la main, c'est l'essentiel du lien humain et des choix de l'entreprise. Le recrutement, le contrat, la rémunération, le choix de la mutuelle et des avantages se décident par la direction et les RH. Le manager prépare l'accueil, présente l'équipe et fixe les premiers objectifs. La plateforme s'occupe de faire suivre l'information dans les outils, de rappeler les échéances et de montrer ce qui manque. Personne n'a plus à se demander s'il a oublié quelqu'un. Le nouveau salarié, lui, trouve dès le premier matin un poste prêt, des accès ouverts et une équipe disponible pour l'accueillir.
Questions fréquentes
Quel outil doit être le point de départ ?
Celui où le salarié est créé en premier avec son contrat. C'est souvent le logiciel RH, parfois la paie. Les autres outils s'alignent sur lui.
Et si notre paie est faite par l'expert-comptable ?
On relie l'outil RH de l'entreprise et on prépare les informations pour le cabinet. Il reçoit un dossier complet au lieu d'un mail à compléter.
La DPAE peut-elle partir automatiquement ?
Elle part depuis votre logiciel de paie ou le site de l'URSSAF. La plateforme rappelle l'échéance et vérifie qu'elle est faite avant la prise de poste. La déclaration reste sous votre responsabilité.
Les départs sont-ils gérés aussi ?
Oui. La date de sortie saisie dans l'outil de référence déclenche la fermeture des accès et l'arrêt des abonnements, avec une liste de contrôle.
Combien d'outils peut-on relier ?
Tous ceux qui ont une API, une base ou un export de fichiers. Dans la pratique, cinq à dix outils couvrent l'essentiel d'une arrivée.
Peut-on adapter la liste selon le poste ?
Oui. Un commercial n'a pas besoin des mêmes accès qu'un technicien. La liste se construit par poste ou par service, et chaque arrivée reçoit la sienne.
Que voit le manager du nouveau salarié ?
Il voit la liste des démarches de son futur collaborateur et ce qui reste à faire. Il est prévenu si un point bloque avant la date d'arrivée.
Les données des salariés sont-elles protégées ?
Chaque outil ne reçoit que les informations dont il a besoin. Un service informatique n'a pas accès au salaire, une mutuelle ne voit pas le planning. La plateforme est hébergée en France et chaque échange est tracé.
Pages liées
Mehdi BerkoukCofondateur
Voyons vos logiciels ensemble.
Trente minutes suffisent pour identifier ce qu'il faut connecter en priorité, et ce que vos équipes ont à y gagner. Sans engagement, et sans jargon.