Filigrane iak, monogramme de iakkaa en arrière-plan

Métiers

Agences immobilières : mandats, transactions et gestion locative reliés

Une agence immobilière jongle entre son logiciel de transaction, sa gestion locative, sa comptabilité et les portails d'annonces. iakkaa relie ces outils et les enrichit avec les données publiques sur chaque bien et chaque tiers. Le registre, les fiches propriétaires et la comptabilité racontent enfin la même histoire.

Par Mehdi Berkouk Mis à jour le 2 novembre 2026

La situation

Une agence de centre-ville signe une dizaine de mandats par mois. Le négociateur saisit le mandat dans le logiciel de transaction, l'assistante reporte le numéro dans le registre, puis la même adresse est retapée pour l'annonce et pour le diagnostic. Quand le bien est vendu, les honoraires sont ressaisis en comptabilité à partir du compromis. Le directeur d'agence souhaite suivre le délai entre la prise de mandat et la vente. Il le reconstitue à la main, car les dates sont dispersées.

Côté gestion locative, les loyers, les charges et les reversements aux propriétaires sont suivis dans un autre logiciel. Le propriétaire bailleur est souvent une SCI dont personne n'a vérifié l'adresse du siège depuis des années. Les informations circulent par copier-coller, et une faute de frappe sur une adresse se retrouve dans cinq documents. Les collaborateurs changent parfois d'agence ou partent. Leur portefeuille de contacts doit être repris, et une partie de l'historique se perd au passage.

Ce qu’il faut savoir

Tous les mandats sont mentionnés par ordre chronologique sur un registre des mandats. Ce registre peut être tenu sous forme électronique.
Légifrance, décret n° 72-678, article 72, 2016
La carte professionnelle d'agent immobilier est délivrée par la CCI. Elle est valable 3 ans et son renouvellement suppose une formation continue.
Entreprendre.Service-Public.fr, 2026
Depuis le 1er septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit pouvoir recevoir des factures électroniques. Les PME émettront au format électronique à partir du 1er septembre 2027.
Entreprendre.Service-Public.fr, 2026

Comment faire, étape par étape

Lister les logiciels de l'agence
Transaction, gestion locative, comptabilité, signature électronique, portails, agenda partagé. On repère les adresses et les noms saisis plusieurs fois. Cette liste sert de base pour choisir les premières liaisons. Les portails d'annonces y figurent aussi, avec leur mode d'envoi.
Normaliser les adresses à la source
Chaque adresse saisie est vérifiée avec la Base Adresse Nationale. Elle sert ensuite telle quelle dans le mandat, l'annonce et le bail. Les erreurs d'adresse cessent de se propager dans les documents. Les coordonnées GPS du bien sont récupérées au passage.
Compléter les fiches des sociétés
Pour un propriétaire en SCI ou un locataire professionnel, le SIREN suffit à récupérer la raison sociale, le siège et les dirigeants. Les informations sont celles des registres publics, datées et vérifiables. Les dirigeants d'une SCI apparaissent avec leur qualité.
Alimenter le registre des mandats
Un mandat signé électroniquement est numéroté et inscrit dans le registre sans ressaisie. Le numéro revient dans le logiciel de transaction. Le registre reste complet et dans l'ordre chronologique. Le négociateur n'a plus à tenir deux listes en parallèle.
Passer les honoraires en comptabilité
À la vente ou à la signature du bail, les honoraires et les encaissements sont transmis au logiciel comptable avec la bonne référence de mandat. Le rapprochement entre honoraires facturés et encaissés devient immédiat. Les reversements aux propriétaires suivent le même chemin.
Surveiller les tiers
Une procédure collective publiée au BODACC sur un locataire professionnel déclenche une alerte pour le gestionnaire. Le gestionnaire peut agir tôt sur les loyers à risque. Les alertes arrivent dans l'outil où le gestionnaire travaille déjà.
Suivre les délais de l'agence
Les dates de mandat, d'offre, de compromis et d'acte sont réunies. Le directeur lit les délais moyens par type de bien et par secteur. Les chiffres servent aussi aux points d'équipe du lundi.

Ce que fait iakkaa

iakkaa ajoute une couche de coordination au-dessus de vos logiciels métier. Le connecteur API Adresse fiabilise les adresses, INSEE Sirene et INPI, registre national des entreprises complètent les fiches des sociétés, BODACC signale les procédures collectives. Yousign ou DocuSign remontent les mandats et baux signés. Pennylane, Cegid Comptabilité ou EBP Comptabilité reçoivent les écritures, et Google Workspace ou Microsoft 365 rangent les pièces au bon endroit. Chaque liaison respecte le rôle du logiciel métier. Le mandat reste dans le logiciel de transaction, le lot dans la gestion locative, l'écriture dans la comptabilité. Les données publiques sont lues à la source, avec leur date de mise à jour.

L'agent iakkaa prépare le dossier. Il propose le numéro de registre, pré-remplit la fiche du bailleur à partir du SIREN et signale une adresse qui ne correspond à aucun point connu. Le négociateur ou le gestionnaire relit et valide. Les logiciels de transaction et de gestion locative gardent leur place. Le directeur d'agence peut suivre ses délais de vente et son portefeuille de mandats sur un tableau de bord commun. Les chiffres viennent des outils déjà utilisés par l'équipe. Chaque agence d'un réseau peut garder ses propres outils tout en partageant les mêmes règles.

Un SIREN suffit : la plateforme iakkaa complète la fiche à partir des sources publiques.

Questions fréquentes

Le registre des mandats peut-il être électronique ?

Oui, le décret de 1972 l'autorise. iakkaa aide à l'alimenter sans ressaisie, à partir des mandats signés. Il reste conservé et consultable comme le prévoit le texte.

Nos logiciels de transaction ont-ils un connecteur iakkaa ?

Les 60 fiches connecteurs publiées couvrent surtout la comptabilité, la signature et les données publiques. Pour un logiciel de transaction, on étudie ensemble son API ou ses exports. Beaucoup d'éditeurs du secteur proposent des exports ou des interfaces documentées.

À quoi servent les données publiques dans une agence ?

À vérifier une adresse, l'identité d'une société bailleresse ou locataire, et à être prévenu d'une procédure collective. Les informations restent celles publiées par les sources officielles.

Peut-on relier la gestion locative et la comptabilité ?

Oui. Les encaissements, les honoraires de gestion et les reversements sont transmis avec leur référence de lot et de mandat. Le comptable de l'agence retrouve chaque mouvement à partir de sa référence.

Les documents signés sont-ils rangés automatiquement ?

Un mandat ou un bail signé peut être classé dans le dossier du bien sur votre espace Google ou Microsoft, avec un nom normalisé. Chaque collaborateur retrouve les pièces du bien au même endroit.

L'agent peut-il envoyer des documents aux clients ?

Il prépare le message et la pièce. C'est le négociateur qui relit et décide de l'envoi. Les modèles de messages sont ceux que l'agence a choisis.

Peut-on reprendre le portefeuille d'un négociateur qui part ?

Les contacts et l'historique sont rattachés au bien et au mandat, plus seulement à la personne. Le repreneur retrouve le contexte complet dès son premier jour.