Intégrations
Zoho et Pennylane : du client gagné au paiement reçu, sans ressaisie
Quand une affaire est gagnée dans Zoho CRM, le client est créé dans Pennylane avec ses coordonnées de facturation. En retour, l'état des factures et des paiements remonte sur la fiche Zoho. Les commerciaux savent qui a payé, la comptabilité n'a plus à recopier.
Par Grégory Casanova Mis à jour le
La situation
Le commercial passe l'opportunité en gagnée dans Zoho. Il envoie un mail à l'administration des ventes avec le nom, l'adresse et le contact. Quelqu'un recrée le client dans Pennylane, émet la facture, puis l'oublie dans le CRM. Le jour où le commercial rappelle ce client pour une nouvelle offre, il ne sait pas qu'une facture attend depuis deux mois. Le client, lui, reçoit deux fois la même question sur son adresse de facturation. L'administration des ventes reçoit ces mails à des moments différents, avec des informations parfois incomplètes.
Inversement, la comptable voit un retard de paiement, mais ne sait pas qui suit le compte. Elle relance seule, sans contexte, parfois au milieu d'une négociation. Chacun travaille bien dans son outil. L'information utile reste de l'autre côté. Le dirigeant voudrait un chiffre simple : ce qui est signé, facturé, encaissé. Il le reconstitue à la main, à partir de deux exports. Les relances prennent alors un ton maladroit, faute d'avoir la bonne information au bon moment.
Ce qu’il faut savoir
Entre professionnels, le délai de paiement est de 60 jours à compter de l'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si le contrat le prévoit. Sans délai convenu, la référence est de 30 jours.
L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est de 40 €. Elle figure dans les CGV et sur les factures, et s'applique une fois par facture impayée.
Le Siren compte 9 chiffres. Le Siret en compte 14 : les 9 du Siren puis 5 chiffres propres à chaque établissement.
L'obligation d'émettre des factures électroniques s'étend aux PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.
Comment faire, étape par étape
Définir le déclencheur
Une affaire passée en gagnée, ou un compte marqué client : vous choisissez l'événement Zoho qui crée le client dans Pennylane. Le déclencheur peut être affiné par équipe ou par type d'affaire. Un seul événement, clair pour tous, évite les créations en double.
Faire correspondre les champs
Raison sociale, Siren, adresse de facturation, contact comptable : chaque champ Zoho trouve sa place dans Pennylane. Les champs personnalisés de Zoho peuvent aussi être repris. Les champs vides sont signalés avant l'écriture.
Créer le client
La plateforme écrit le tiers dans Pennylane. Si le Siren existe déjà, elle relie au lieu de dupliquer. La comparaison sur le Siren évite les doublons créés par deux commerciaux. La comptable n'a plus à recopier le mail du commercial.
Remonter les factures
Les factures émises dans Pennylane apparaissent sur le compte Zoho avec leur montant et leur échéance. Le lien vers la facture permet au commercial de la retrouver sans demander. Il voit aussi les avoirs liés.
Remonter les paiements
Un paiement rapproché change le statut dans Zoho. Un retard s'affiche au commercial qui suit le compte. Le commercial peut recevoir une notification dans Zoho pour les comptes qu'il suit. Le compte devient lisible d'un coup d'œil.
Préparer les relances
L'agent prépare un message adapté au retard et au contexte commercial. La comptable ou le commercial l'envoie après relecture. Le message tient compte des échanges récents notés dans Zoho. Le ton reste celui de votre entreprise.
Piloter le parcours complet
Un tableau de bord réunit affaires signées, factures émises et paiements reçus. Le dirigeant suit le parcours du client, de la signature à l'encaissement, sur des données identiques pour tous. Les écarts entre signé et facturé sautent aux yeux.
Ce que fait iakkaa
La plateforme relie la fiche connecteur Zoho et la fiche connecteur Pennylane dans les deux sens. Elle peut aussi appeler la fiche connecteur INSEE Sirene pour compléter le client à partir de son Siren avant de l'écrire en comptabilité. La liaison respecte les rôles. Zoho reste l'outil des commerciaux pour les affaires et les contacts. Pennylane reste l'outil de la comptabilité pour les factures et les paiements. Chaque champ a un outil maître. La fiche client devient la même pour tous, qu'on l'ouvre côté vente ou côté comptabilité.
L'agent iakkaa prépare, vous décidez. Il prépare la fiche client, signale un doublon probable, rédige la relance. Le commercial garde son CRM, la comptable garde son logiciel, et la vérité sur le compte client est la même des deux côtés. Vous pouvez démarrer par la seule création du client, puis ajouter la remontée des paiements. Les commerciaux voient vite la différence : moins de questions à la comptabilité, des rendez-vous préparés avec la situation réelle du compte. Les relances gagnent en justesse, parce qu'elles partent d'un état de paiement exact.
Questions fréquentes
Faut-il Zoho Books en plus de Zoho CRM ?
Non. Ici la facturation et la comptabilité se font dans Pennylane. Zoho CRM reste l'outil commercial. Chacun garde l'outil qu'il connaît.
Les devis Zoho deviennent-ils des factures Pennylane ?
C'est possible si vous le souhaitez. Beaucoup d'équipes préfèrent créer seulement le client, puis facturer dans Pennylane. Le choix se fait avec l'administration des ventes.
À quelle fréquence l'état des paiements remonte-t-il ?
Plusieurs fois par jour en général. Vous fixez le rythme selon l'usage de vos commerciaux. Les commerciaux n'ont pas à ouvrir Pennylane pour savoir où en est un compte.
Les commerciaux voient-ils toute la comptabilité ?
Non. Ils voient les factures et paiements de leurs comptes, rien de plus. Les droits sont réglés par profil dans la plateforme.
Que se passe-t-il si un client est modifié dans les deux outils ?
Une règle désigne l'outil maître pour chaque champ. En cas de conflit, l'agent vous montre les deux versions. Les règles sont écrites et consultables.
Peut-on relier un autre CRM ?
Oui. HubSpot, Pipedrive ou Salesforce ont aussi leur fiche connecteur. La méthode reste la même quel que soit le CRM.
Ce qui reste à la main ?
La négociation, le choix de relancer ou d'attendre, la décision sur un litige. La plateforme transporte l'information et prépare, l'équipe décide.
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Grégory CasanovaCofondateur
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