Intégrations
PayFit et Pennylane : la paie passe en comptabilité, l'arrivée d'un salarié se propage
Chaque mois, les écritures de paie produites dans PayFit rejoignent Pennylane, ventilées par compte. Quand un salarié arrive, sa fiche se propage à vos autres outils. La paie reste dans PayFit, la comptabilité dans Pennylane, et rien ne se retape.
Par Grégory Casanova Mis à jour le
La situation
La paie est bouclée dans PayFit. Les bulletins sont partis, la DSN aussi. Reste la comptabilité. Quelqu'un télécharge le journal de paie, l'ouvre dans un tableur, vérifie les comptes, puis le remonte dans Pennylane. Une prime exceptionnelle crée une rubrique nouvelle, et le compte associé manque. Le fichier est refusé un vendredi soir. Le cabinet attend l'écriture pour arrêter la situation mensuelle. Tant qu'elle manque, les charges du mois sont incomplètes et le résultat provisoire est faussé. La personne chargée de l'opération la connaît par cœur, ce qui rend son absence délicate.
Côté arrivées, le scénario se répète. Un nouveau collaborateur est créé dans PayFit. Mais son compte de messagerie, son badge, sa note de frais attendent qu'on y pense. Il passe son premier matin à demander des accès. L'équipe administrative le sait, elle fait au mieux, mais elle porte tout de mémoire. Le jour de son départ, le même collaborateur garde parfois des accès quelques semaines de trop. Rien de grave, mais rien de voulu non plus. Ces oublis ne viennent pas d'un manque de soin. Ils viennent d'une liste qui n'existe que dans les têtes.
Ce qu’il faut savoir
La DSN est un fichier mensuel produit à partir de la paie. Pour le mois M, elle est due le 5 M+1 à midi pour les entreprises soumises à cette échéance, le 15 M+1 à midi pour les autres.
net-entreprises.fr, 2026
L'employeur conserve le double du bulletin de paie pendant 5 ans.
Les livres comptables et les pièces justificatives, dont les factures clients et fournisseurs, se conservent 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
Comment faire, étape par étape
Lister les rubriques de paie
Salaires bruts, charges patronales, net à payer, acomptes, titres-restaurant : chaque rubrique PayFit reçoit son compte dans Pennylane. Le cabinet relit cette table une fois. Elle sert ensuite tous les mois. Les rubriques rares sont listées à part pour ne pas surprendre.
Choisir le niveau de détail
Écriture globale par mois ou détail par salarié et par établissement. Votre cabinet tranche selon son besoin d'analyse. Les deux options peuvent coexister selon les comptes. Ce choix peut évoluer d'une année à l'autre.
Envoyer à la clôture de paie
Une fois la paie validée dans PayFit, l'écriture part vers Pennylane. Le passage se fait une fois par mois, au bon moment. Aucune écriture provisoire ne part avant la validation de la paie. Le cabinet reçoit l'écriture au même moment chaque mois.
Signaler les rubriques nouvelles
Une rubrique jamais vue est mise en attente. L'agent propose un compte, vous validez. La proposition de compte s'appuie sur les rubriques proches déjà connues. Avec le temps, les propositions deviennent plus justes.
Propager les arrivées
Un salarié créé dans PayFit déclenche la création de ses accès dans les outils choisis : messagerie, outil de notes de frais, annuaire interne. Chaque création est notée dans un journal, avec son heure et son outil. Le nouveau venu trouve ses outils prêts dès son premier matin.
Traiter les départs
La date de sortie saisie dans PayFit déclenche la liste des accès à fermer. Une personne valide avant chaque fermeture. La liste couvre aussi le matériel à récupérer si vous le suivez dans un outil relié. Rien n'est fermé sans validation.
Rapprocher les virements de salaires
Les virements de salaires apparaissent dans Pennylane via la banque. La plateforme aide à les rapprocher du net à payer de chaque mois, pour que le compte de rémunérations dues soit soldé proprement. Le compte d'attente ne garde plus de montants anciens.
Ce que fait iakkaa
La plateforme lit le journal de paie dans la fiche connecteur PayFit et l'écrit dans la fiche connecteur Pennylane. Pour les arrivées, elle peut écrire dans Google Workspace ou Microsoft 365, selon votre messagerie, et dans Swile si vous y gérez les titres-restaurant. Le passage en comptabilité se règle une fois, avec votre cabinet, puis tourne chaque mois sans intervention. Une rubrique nouvelle ne bloque plus tout : elle attend seule sa validation. Votre cabinet reçoit une écriture complète, chaque mois, au même moment.
L'agent iakkaa prépare le contrôle de cohérence entre la masse salariale de PayFit et les comptes de charges dans Pennylane. Il prépare aussi la liste des actions d'arrivée et de départ. Rien ne part sans validation humaine sur les accès sensibles. Les actions d'arrivée et de départ suivent une liste que vous définissez. Elle peut évoluer quand vous changez d'outil ou ajoutez un logiciel métier. La fiche salarié de PayFit reste la source, les autres outils suivent. La liste écrite remplace la mémoire d'une seule personne et sert à toute l'équipe.
Questions fréquentes
La DSN passe-t-elle par la plateforme ?
Non. La DSN reste produite et transmise par votre logiciel de paie. La plateforme s'occupe du passage en comptabilité et de la propagation vers vos autres outils. Les obligations déclaratives restent donc entre les mains du logiciel qui les produit.
Peut-on ventiler la paie par établissement ou par service ?
Oui, si l'information existe dans PayFit. La table de correspondance prévoit alors un compte ou un axe analytique par établissement. Cette ventilation sert ensuite vos tableaux de bord de masse salariale.
Que devient une régularisation de paie ?
Elle suit le mois où elle est validée dans PayFit et part avec l'écriture de ce mois. Votre cabinet voit clairement l'origine de chaque montant.
L'arrivée d'un salarié crée-t-elle tout automatiquement ?
Elle crée ce que vous avez choisi. Pour les accès sensibles, l'agent prépare et une personne valide. Vous choisissez les outils concernés et l'ordre des créations.
Les salaires individuels sont-ils visibles par tous ?
Non. Les droits sont définis par profil. Le détail par salarié peut rester réservé à la paie et au cabinet. Les droits se règlent outil par outil.
Mon cabinet utilise un autre outil de paie pour d'autres clients. Est-ce un problème ?
Non. La liaison concerne votre dossier. D'autres duos existent, par exemple avec Silae. Chaque duo suit la même méthode de correspondance et de validation.
Ce qui reste à la main ?
La paie elle-même, ses contrôles et sa validation, ainsi que les décisions sur les accès sensibles. La plateforme supprime le transport et la recopie.
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Grégory CasanovaCofondateur
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