Solutions
Je viens de reprendre une entreprise : comment faire l'état des lieux de ses logiciels et de ses chiffres ?
Commencez par cartographier les logiciels, les fichiers et les personnes qui les tiennent, puis réconciliez les chiffres clés entre eux. En quelques semaines, vous savez ce qui est fiable et ce qui ne l'est pas. Vous gardez les outils en place et vous les reliez pour piloter.
Par Mehdi Berkouk Mis à jour le
La situation
Vous avez racheté une PME il y a quelques mois. La lettre d'intention, l'audit, la banque : tout est derrière vous. Maintenant vous êtes seul devant les écrans. Un ERP installé il y a quinze ans sur un serveur dans le placard, une comptabilité tenue en externe, une paie chez un autre prestataire, et des dizaines de fichiers Excel dont personne ne sait vraiment lequel fait foi. La comptable maison connaît les astuces, le chef d'atelier a son propre tableau de suivi.
Vous découvrez la vraie trésorerie, qui n'est pas tout à fait celle du dossier. Vous voulez savoir vite quels clients rapportent, quels stocks dorment, quelles factures traînent. Vous n'avez pas envie de tout changer la première année : l'équipe a déjà un nouveau patron, ce n'est pas le moment de lui imposer un nouveau logiciel. Vous avez besoin de reprendre la main sur les chiffres avec les outils qui sont là. Les premières semaines, chaque question simple prend une demi-journée. Combien doit ce client ? La comptabilité dit une chose, la gestion commerciale une autre, et la comptable explique qu'il y a un avoir saisi à part. Quel est le stock réel ? Le logiciel affiche un chiffre, l'inventaire de fin d'année en affichait un autre. Qui a les codes du serveur ? L'ancien dirigeant, qui répond gentiment au téléphone mais n'est plus là. Vous comprenez qu'avant de décider quoi que ce soit, il vous faut une photographie fiable de ce que contiennent les outils. S'ajoute la pression du calendrier. La banque attend un premier point, l'équipe attend des signaux, les clients veulent savoir si rien ne change pour eux. Vous devez montrer que vous tenez la maison sans bousculer ce qui fonctionne.
Ce qu’il faut savoir
Les livres comptables et les pièces justificatives (bons de commande, factures clients et fournisseurs) se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice.
economie.gouv.fr, 2026
Les documents sur lesquels l'administration peut exercer son droit de communication et de contrôle se conservent six ans (article L102 B du livre des procédures fiscales).
economie.gouv.fr, 2026
Les bulletins de paie, le registre unique du personnel et les contrats de travail se conservent cinq ans.
economie.gouv.fr, 2026
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, par l'intermédiaire d'une plateforme agréée.
economie.gouv.fr, 2026
Le numéro SIREN est un identifiant de neuf chiffres attribué une seule fois à chaque unité légale ; il n'est jamais réutilisé.
Insee, 2026
Comment faire, étape par étape
Cartographier les outils
Listez chaque logiciel, sa version, où il est installé, qui l'administre et quel contrat le lie à un éditeur. Ajoutez les fichiers Excel qui servent tous les jours.
Identifier les personnes clés
Pour chaque outil et chaque fichier, notez qui sait le faire tourner. Ce sont vos premiers risques, et vos premiers alliés.
Réconcilier trois chiffres
Prenez le chiffre d'affaires, les créances clients et le stock. Comparez ce que disent la gestion commerciale, la comptabilité et la banque. Les écarts vous disent où regarder.
Vérifier les accès et les sauvegardes
Comptes administrateurs, mots de passe partagés, sauvegardes du serveur : assurez-vous que l'entreprise et non une personne détient les clés.
Contrôler la conformité facture électronique
Vérifiez que l'entreprise peut recevoir des factures électroniques et qu'une plateforme agréée est choisie.
Écouter l'équipe sur ses outils
Passez une heure avec chaque personne qui utilise un logiciel au quotidien. Demandez ce qui lui fait perdre du temps. Vous repérerez les ressaisies et les fichiers parallèles plus vite qu'avec n'importe quel audit.
Relier avant de remplacer
Reliez les outils existants pour obtenir un tableau de bord fiable. Vous déciderez des remplacements plus tard, avec des chiffres en main.
Ce que fait iakkaa
iakkaa se branche sur les logiciels en place, y compris un ERP ancien sur base SQL, grâce à ses connecteurs : Sage 100, EBP Comptabilité, Cegid Comptabilité, base de données, Qonto ou vos tableurs. Il rapproche les chiffres de la gestion, de la comptabilité et de la banque et vous montre les écarts. Les fiches clients et fournisseurs sont complétées avec INSEE Sirene pour repartir sur une base propre. La mise en place suit l'ordre de vos urgences. La première semaine, on relie la banque et la comptabilité pour avoir une trésorerie fiable. Ensuite, on branche la gestion commerciale pour rapprocher factures, encaissements et créances. Puis viennent le stock et la paie, avec les connecteurs Silae ou PayFit selon le prestataire en place. Chaque branchement produit sa liste d'écarts, que vous traitez avec l'équipe. Au bout de quelques semaines, vous avez un tableau de bord que vous comprenez, construit sur les outils que l'équipe connaît déjà. Vous pouvez alors décider sereinement de ce qui doit évoluer, et dans quel ordre. Cette approche rassure aussi vos interlocuteurs. Votre banquier reçoit des chiffres cohérents dès les premiers mois, l'expert-comptable dispose de données rapprochées pour la première clôture, et l'équipe voit que le nouveau dirigeant s'appuie sur ses outils au lieu de les balayer. Vous construisez la confiance en même temps que le pilotage, et vous gardez toute liberté pour faire évoluer les logiciels quand le moment sera venu.
L'agent iakkaa prépare chaque semaine la liste de ce qui demande votre attention : factures en retard, écarts de stock, doublons. Vous décidez. Ce qui reste à la main, c'est la relation avec l'équipe, le choix des priorités et les décisions de remplacement éventuel d'un outil, que vous prendrez une fois les données lisibles.
Ce que montre la vidéo
- Cinq services : pilotage, commerce, métier, RH et finance. Chacun garde ses propres données.
- Vos données sont bloquées : aucun service ne voit ce que savent les autres.
- iakkaa relie les cinq services et partage leurs données.
- Le commerce saisit un nouveau client : iakkaa complète sa fiche auprès de l'Insee et de l'Urssaf.
- Saisie une seule fois, la fiche est complétée, enrichie et présente partout.
- La finance demande au client ses informations de facturation : IBAN, TVA, échéance et mode de règlement sont renseignés puis validés.
- La mise à jour arrive aussitôt dans tous les services.
- iakkaa. Demain, de suite !
Questions fréquentes
Faut-il changer l'ERP dès la première année ?
Rarement. L'équipe connaît son outil et le changement de dirigeant suffit comme bouleversement. Reliez-le d'abord, observez une ou deux clôtures, puis décidez avec des chiffres fiables.
Comment savoir si les chiffres du dossier de cession sont justes ?
Rapprochez le chiffre d'affaires de la gestion commerciale, les encaissements bancaires et la comptabilité sur plusieurs mois. Les écarts ressortent vite et vous indiquent où creuser.
Que faire des fichiers Excel de l'ancien dirigeant ?
Ne les supprimez pas. Repérez ceux qui servent vraiment, comprenez leurs règles, puis reliez-les au logiciel concerné. Certains deviendront inutiles d'eux-mêmes.
Combien de temps pour un état des lieux ?
Un premier état des logiciels et des écarts se fait en quelques semaines. Le pilotage régulier se met en place sur les deux ou trois mois suivants.
Les données de l'entreprise rachetée sont-elles en sécurité ?
Vérifiez d'abord les accès et les sauvegardes, c'est la priorité. Avec iakkaa, les données restent hébergées en France et chaque connecteur n'accède qu'à ce qui est nécessaire.
L'ancien dirigeant peut-il nous aider pendant cette phase ?
Oui, et c'est précieux. Profitez de la période d'accompagnement prévue pour lui faire expliquer ses fichiers et ses règles. Chaque règle qu'il décrit peut être écrite dans une automatisation et ne dépend plus de sa mémoire.
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Mehdi BerkoukCofondateur
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